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Declaración censal en la AEAT

La declaración censal en la AEAT es el acto por el cual el obligado tributario comunica a Hacienda algunos datos con trascendencia tributaria. El objetivo es que ésta tome nota en sus registros.

Y ello permite que la AEAT realice el correspondiente control del cumplimiento de las obligaciones tributarias del declarante.

Por tanto, se trata de un acto de colaboración que generalmente es obligatorio para el contribuyente. Por ello, está sujeto al régimen sancionador de la Administración Tributaria.


— Última revisión: 02/08/2018 —

Índice

  1. La declaración censal en la AEAT
    1. Censo de obligados tributarios
    2. Censo de empresarios, profesionales y retenedores
  2. Tipos de declaraciones censales
    1. Declaraciones de alta
    2. Declaraciones de modificación
    3. Declaraciones de baja
  3. Gestión de las declaraciones censales
    1. Cómo tramitar una declaración censal
    2. Modelos de comunicación
    3. Infracciones y sanciones

1. La declaración censal en la AEAT

Hacienda elabora censos para controlar el cumplimiento de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes.

Por tanto, una de las obligaciones que se establecen sobre el obligado tributario es la de comunicarle toda la información con trascendencia tributaria que se relacione con estos censos.

declaración censal en la AEAT - censos
Estructura de registros a los que se accede mediante una declaración censal en la AEAT

Censo de obligados tributarios

En él se inscriben las personas físicas que, sin desarrollar actividades empresariales o profesionales ni satisfacer rendimientos sujetos a retención, necesiten un NIF. Especialmente cuando:

  1. Quieran solicitar el alta en el censo de obligados tributarios.
  2. Necesiten que se les asigne un NIF por no estar obligados a disponer de DNI o NIE. Explicamos más al respecto en este artículo.
  3. Cambien de domicilio fiscal o asignen o varíen un domicilio a efectos de notificaciones.
  4. Modifiquen sus datos personales.

Se accede al mismo formalizando el modelo 030, que puede presentarse a tavés de la Sede Electrónica de la AEAT. También puede tramitarse presencialmente en la Delegación correspondiente o remitiéndolo a la misma por correo certificado.

Mi recomendación es que lo hagas a través de la Sede Electrónica. Pero si no dispones de las credenciales, no te fías o simplemente prefieres ir a la Delegación, no olvides pedir cita previa.

Te exigirán que hayas pedido cita previa salvo que lo que quieras sea solicitar un NIF. En cualquier otro caso, llama al servicio de Gestión Censal:

  • 901 20 03 51
  • 912 90 13 40

Ten en cuenta que dispones de un plazo de tres meses para notificar los cambios de domicilio fiscal. No hacerlo supondrá una infracción, sancionada como se detalla al final de este artículo.

Se exceptúa el caso en que dentro de tal plazo presentes tu auto declaración de la renta, consignando en ella el nuevo domicilio.

En otro momento te explicaremos cómo cumplimentar el modelo 030.

Censo de empresarios, profesionales y retenedores

Este censo es el más importante de los dos. En él debe inscribirse quien vaya a realizar actividades empresariales o profesionales o a satisfacer rendimientos sujetos a retención. Su ámbito geográfico es el territorio español.

Contiene cuatro registros especiales. La declaración censal en la AEAT para acceder a cualquiera de ellos se realiza empleando el modelo 036. En su caso, podrá formalizarse su versión simplificada, que es el modelo 037.

En este artículo te explicamos cuándo puedes presentar el modelo 037.

Registro de Devolución Mensual (REDEME)

El régimen de devolución mensual permite a las empresas y profesionales solicitar la devolución del IVA mensualmente. Fuera de este caso, la única devolución que puedes solicitar tiene es la del último trimestre de cada ejercicio. Para ello debes obtener o arrastrar un resultado negativo.

Por esta vía, Hacienda busca reducir el impacto que tiene en las empresas la devolución tardía del IVA. Obviamente, este régimen beneficia sobre todo al emprendedor que va montando su empresa sobre la marcha, reinvirtiendo sus beneficios.

Y es que obtener resultados negativos en el IVA implica que la empresa soporta más IVA del que repercute. Lo que significa que gasta más de lo que gana.

Al entrar el el REDEME, adquirirás una nueva obligación con Hacienda: la presentación del modelo 340. Este formulario consiste en una declaración de las operaciones sometidas a IVA realizadas a lo largo del mes. Por tanto, debes presentarla mensualmente.

Deberás realizar tu declaración censal en la AEAT en modelo 036 y telemáticamente. Al menos a día de la última revisión (comprueba su fecha al inicio del artículo). Para ello debes marcar la casilla 129.

También puedes formalizar el modelo 039, marcando la casilla 12.

Registro de Grandes Empresas (RGE)

Se considera Gran Empresa aquella cuyo volumen de operaciones superara los 6.010.121,04 € a lo largo del ejercicio anterior.

Las empresas que superen este volumen de operaciones y las Administraciones Públicas que superen tal cifra en su presupuesto, deben inscribirse en el RGE mediante la correspondiente declaración censal en la AEAT.

Al entrar en el RGE, el sujeto obligado tendrá que presentar mensualmente las autoliquidaciones trimestrales del IVA y retenciones (modelos 111 y 303). Además, los pagos fraccionados se calcularán conforme a las cifras en curso.

Registro de Impuestos Especiales (IIEE)

Los Impuestos especiales se regulan en la Ley 38/1992 y en el Reglamento aprobado por RD 1165/1995.

Se consideran impuestos especiales de fabricación los que gravan:

  • Alcohol y bebidas alcohólicas. Incluyendo la cerveza, vino y bebidas fermentadas, productos intermedios y alcohol y bebidas derivadas.
  • Hidrocarburos.
  • Labores del tabaco.

El hecho imponible es tanto su fabricación como su importación. En el caso de dedicarse a estas labores, deberás cursar la correspondiente declaración censal en la AEAT para inscribirte en el registro de IIEE.

También queda sujeta a los IIEE la matriculación definitiva de algunos medios de transporte.

Registro de operadores intracomunitarios (ROI)

Incluye a las personas físicas y jurídicas que se dedican a las entregas y adquisiciones o prestación de servicios intracomunitarios.

Las actividades a las que se dedican estos operadores están exentas del IVA, siempre que éstos dispongan del NIF-IVA, previa inscripción en el ROI. Estos NIF-IVA se incluyen en un censo específico, que es el Censo VIES.

El sistema VIES permite la rápida identificación de los inscritos en el ROI, a efectos de no aplicarles el IVA en las operaciones exentas.

En definitiva, si vas a operar a nivel europeo, deberías inscribirte en el ROI, lo que realizarás mediante la correspondiente declaración censal en la AEAT.

declaración censal en la AEAT - tipos
La declaración censal en la AEAT sirve para notificar las altas, modificaciones de datos y bajas

2. Tipos de declaraciones censales

Por declaración censal en la AEAT nos estamos refiriendo a toda aquella comunicación relativa a los datos que incluyen los censos de Hacienda.

Sin embargo, se diferencian tres tipos de declaraciones censales:

  1. Altas. Las declaraciones censales de alta son aquellas que se realizan para que la AEAT incluya algún dato del que no disponía en sus registros.
  2. Modificaciones. Las declaraciones censales de modificación son las que pretenden actualizar los datos de los registros de Hacienda.
  3. Bajas. Las declaraciones censales de baja buscan cerrar los asientos de los registros de Hacienda. Dicho de otro modo, pretenden dejar sin efecto los datos aportados previamente.

Vamos a analizar un poco más la naturaleza de cada tipo de declaración censal en la AEAT, si bien hay que tener en cuenta que cada procedimiento tiene sus particularidades.

Declaraciones de alta

Son la primera comunicación que el obligado hace a la AEAT para que tome nota de sus datos. Gracias a la declaración de alta en Hacienda, la AEAT puede tomar razón de los datos comunicados e inscribirlos en el registro correspondiente.

En ciertos casos, presentar este tipo de declaración censal en la AEAT es obligatorio. Generalmente, deben presentarse antes de que se produzca el hecho que motiva la inclusión en el censo. En caso contrario, el obligado podría ser objeto de sanción.

Existen algunas excepciones en las que puede presentarse la declaración censal en Hacienda después de ocurrido el hecho. Por ejemplo, cuando una persona jurídica quiere obtener su NIF, debe solicitarlo con posterioridad a su constitución.

Los motivos para presentar una declaración de alta en Hacienda son múltiples:

  • Solicitud del NIF. Siempre que una persona física o jurídica o una entidad sin ánimo de lucro necesite un número de identificación fiscal, deberá solicitarlo mediante declaración de alta.
  • Ejercicio de actividad económica y adquisición intracomunitaria de bienes sujetas a IVA. El empresario o profesional deberá presentar la declaración de alta correspondiente antes de iniciar su actividad.
  • Abono de rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta. Sin importar si quien las abona es empresario, profesional o ninguna de las dos.
  • Miembros de entidades en régimen de atribución de rentas, como los socios, herederos y comuneros, cuando aquéllas tengan obligaciones tributarias.
  • Sujetos pasivos del IVA no residentes en territorio español.

Declaraciones de modificación

Las declaraciones de modificación son aquellas por las que el obligado notifica a Hacienda que se han producido cambios en las circunstancias que le comunicó en otro momento. Gracias a ellas, la AEAT puede actualizar los registros correspondientes.

Estas declaraciones suelen ser obligatorias también, ya que tienen importantes efectos. Por ejemplo, el cambio de domicilio puede provocar que el contribuyente quede asignado a otra Delegación Tributaria.

Aunque los plazos para presentar este tipo de declaración censal en la AEAT dependen de cada trámite, generalmente deben realizarse en el plazo de un mes desde que se produjo el hecho que motiva la modificación del registro.

Declaraciones de baja

Las declaraciones de baja son aquellas mediante las cuales el obligado notifica a Hacienda que los datos ofrecidos previamente deben dejar de producir efectos. Es muy importante que presentes este tipo de declaración censal en la AEAT.

En caso de no presentarlas en plazo, debes tener en cuenta que seguirás sujeto a las obligaciones derivadas del Censo.

El plazo general para presentar una declaración de baja en Hacienda es de un mes desde que finalicen los efectos que motivaron el alta. Es decir, desde que se abandone la actividad económica o se disuelva la sociedad.

declaración censal en la AEAT - cómo gestionarla
Es importante que sepas como gestionar tu declaración censal en la AEAT. Particularmente qué modelos utilizar y dónde y cuándo presentarla

3. Gestión de las declaraciones censales.

En general, Hacienda lleva un sistema según el cual el contribuyente colabora activamente en la gestión y recaudación de tributos. Estas declaraciones censales son un ejemplo, ya que las realiza el obligado tributario para advertir a la AEAT de que va a adquirir ciertas obligaciones sujetas a control.

Cómo tramitar una declaración censal

Cada trámite tiene una forma de gestión particular. Sin embargo, las declaraciones censales pueden cursarse tanto telemática como presencialmente.

Cuando el administrado quiera realizar el trámite presencialmente, podrá cumplimentar y validar los formularios a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Posteriormente entregará el formulario firmado en la Delegación de la AEAT que corresponda a su domicilio fiscal.

Sin embargo, el mejor modo para cursar una declaración censal en la AEAT es a través de su sede electrónica. Los trámites telemáticos requieren contar con un certificado que acredite tu identidad.

Básicamente, podrás utilizar tu DNI-e o tu Cl@ve. Yo siempre recomiendo registrarse en el sistema Cl@ve en el momento en que vayas a tener obligaciones fiscales. No solo ahorrarás tiempo y dinero y simplificarás los trámites, sino que podrás hacerlos desde donde estés.

Esto incluye consultar expedientes y descargar certificados. En cuanto prepare una guía para registrarse en el sistema la colgaré aquí. Sin embargo, es bastante fácil, y puedes hacerlo en cinco minutos desde casa, utilizando tu teléfono móvil, tu DNI-e y un lector.

Modelos de comunicación

Como se ha explicado más arriba, los modelos mediante los que puedes cursar una declaración censal en la AEAT son tres. Uno de ellos corresponde al censo de obligados tributarios, mientras que los otros dan acceso al censo de empresarios, profesionales y retenedores.

Modelo 030

El modelo 030 se utiliza para acceder al censo de obligados tributarios. También realizarás por esta vía las modificaciones de datos, además de cursar la baja.

Antes de terminar el presente ciclo de publicaciones fiscales, explicaremos quién debe presentar esta declaración censal en la AEAT, cuándo y por qué.

Modelo 036

El modelo 036 es el formulario que da acceso al censo de empresarios, profesionales y retenedores. Se utiliza, con carácter general, para solicitar altas, bajas y modificaciones de datos en este Censo.

En otro momento te explicaremos cómo presentar esta declaración censal en la AEAT, por si no puedes optar a cursar el modelo 037. Sin embargo, los autónomos (público prioritario de este artículo) suelen poder presentar el modelo 037.

Modelo 037

El modelo 037 es una versión simplificada del modelo 036. Por tanto, como su versión completa, da acceso al censo de empresarios, profesionales y retenedores. La ventaja de este formulario es que facilita los trámites de declaración censal en la AEAT.

Sin embargo, no todo el mundo puede optar por presentar este modelo. De modo que debes reunir estos requisitos:

  1. Residir en España.
  2. Tener asignado NIF (vale el DNI o NIE).
  3. No actuar por medio de representante.
  4. Tampoco:
    1. Estar inscrito en el ROI.
    2. Ser sujeto pasivo de IIEE o del impuesto sobre las Primas de Seguros.
    3. Realizar ventas a distancia.
    4. Satisfacer rendimientos del capital mobiliario.
    5. Realizar adquisiciones no sujetas (art. 14 LIVA).

En este artículo explicábamos cuándo presentar el modelo 037, mientras en este contábamos cómo cursar el modelo 037 telemáticamente.

declaración censal en la AEAT - infracciones y sanciones
Presentar tarde tu declaración censal ante la AEAT o cumplimentarla incorrectamente acarrea sanciones

Infracciones y sanciones

La Administración tributaria puede controlar el correcto cumplimiento de las obligaciones censales. Si detectara incumplimientos o cumplimientos defectuosos, procederá a:

  1. Corregir los datos de sus registros para adaptarlos a la realidad.
  2. Imponer sanciones por infracciones tributarias.

Al efecto de desplegar este control, Hacienda utiliza todos los datos obrantes en poder de la Administración. Además, puede realizar las inspecciones y comprobaciones que estime procedentes.

No presentar la declaración censal en la AEAT, o hacerlo incorrecta o tardíamente supone una infracción tributaria.

Infracción y sanción por presentar fuera de plazo la declaración censal en la AEAT

En el caso de que no se haya producido o no pueda producirse un perjuicio económico a Hacienda, la infracción se considerará leve y se sancionará con una multa de 400 euros, según el art. 198 LGT.

Si lo que no se comunicó fue el cambio de domicilio fiscal, la multa será de 100 euros.

Infracción y sanción por presentar incorrectamente la declaración censal en la AEAT

En el caso de que la incorrección no haya causado o no pueda causar perjuicio a la Hacienda Pública, esta infracción se calificará como grave.

Presentar una declaración censal en la AEAT que esté incompleta, sea inexacta o contenga datos falsos supondrá una multa de 250 euros.

Adrián Garzón Ximénez